接待的仪式安排

一、会见仪式的安排

会见也称接见或拜会。身份高的人会见身份低的，或主人会见客人，这种会见，一般称为接见或召见；身份低的人会见身份高的，或客人会见主人，这种会见，一般称为拜见或拜访。接见和拜访后的回访，称回拜。

会见就其内容可分为：礼节性的会见、政治性的会见、事务性的会见和综合性的会见。礼节性的会见一般时间较短，话题较为广泛。政治性会见通常涉及双边关系、国际局势等重大问题。事务性会见有一般外交交涉、业务商谈等。

会见一般根据主宾身份及来访目的，安排相应领导或部门负责人，实行分级对口会见，人数安排也应相当或对等。客人如果是外宾或讲少数民族语言的，会见要事先联系翻译人员，并告知会见时间和地点。

会见通常安排在会客室或办公室。有时宾主各坐一边，有时穿插坐在一起。在会客室会见，习惯上主宾坐在主人的右边，其他客人在主宾一侧就坐，主方陪见人在主人一侧就坐。座位不够可在后排加座，译员和记录员安排坐在主人和主宾的后面。在办公室会见，主人通常坐办公桌旁，客人在主人对面就坐。座位茶几上按顺序放席卡，摆放插花、茶水（矿泉水）和方巾。

二、会谈仪式的安排

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以是指洽谈公务，或就具体业务进行谈判。一般来说会谈较为正式，政治性和专业性较强。

双方会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门；如会谈长桌一端向正门，则以人门的方向为准，右为客方，左为主方。主谈人居中，译员在主谈人右侧，其他人按顺序左右列坐。桌面上每个座位前放席卡、茶水（矿泉水）、方巾、便笺和铅笔等。如一方为外宾或少数民族客人，席卡应用双方文字各一面书写，并将本方文字面向自己摆放。

三、会见和会谈需注意的几个问题

一是提出会见要求时，应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见目的告知对方。接见一方应根据情况尽早回复，约妥会见时间，如因故不能会见，也应尽早婉言解释。

二是作为接见一方的安排者，应主动将会见（会谈）时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。作为前往会见一方的安排者，则应主动向对方了解上述情况，并通知有关的出席人员。

三是根据约定的会见（会谈）时间、地点、参加人员名单的情况，及早通知有关单位和人员，做好准备工作。

四是会见、会谈的场所应准备好足够的座位。如会见（会谈）厅室面积过大、人数过多，还应安装扩音设备，并进行调试。

五是如安排合影，应提前做好准备，通知摄影人员到位，摆好多层站位架，并进行测光。合影的时机应安排在宾主见面握手之后进行。合影的地点通常选择在室内屏风或挂画前。合影的排位，通常主人居中，以主人右手为上，主客双方间隔排列，两端宜由主方人员把边。如条件许可，合影照片最好在会见、会谈结束后就能送到主客双方人员手中。

六是客人到达时，主人应先到并在门口迎候。会见（会谈）结束后，主人应送至门口或车前握别，目送客人离去后再退回室内。

七是领导人之间的会见、会谈，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。会见、会谈过程中，工作人员不要随意进出。会见、会谈中间休息时，服务人员应添水、增补便笺和铅笔等。

四、签字仪式的安排

通过会谈，就某些问题达成协议后，根据需要双方可举行签字仪式。签字人的确定视文件性质由缔约各方确定，双方签字人的身份应大体相当。参加签字仪式的人员，基本为双方参加会谈的人员，也可安排未参加会谈的高级领导人出席。

安排签字仪式，首先应做好签字文本的准备，双方在对文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、火漆印均表示无异议后，便可安排助签人员进行有关签字细节的商洽。

其次，安排签字场所并进行必需物品的准备，签字厅通常选择在宽敞高大和有气派的屏风或挂画作为背景的厅室内举行，签字桌一般为长方桌，桌面应覆盖深绿色台呢，桌后放两把高靠背椅，座前桌面摆放各自保存的文本，文本上端放签字文具，中间摆旗架，并备好双方旗帜，国内地区间或机关部门间的签字活动，一般无旗帜，这时可在旗架位置放置插花。有时后台还应准备好香槟酒，当签字完毕后由服务人员送上。

第三，双方参加签字人员进人签字厅，签字人员按主左客右的位置就座，助签人员分别站立在各自签字人员的外侧，其他人员分主客方按身份顺序排列站于签字人员座位之后。签字开始时，助签人员应协助签字人翻揭文本，并指明签字处，签字人在本方保存的文本上签字后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，然后双方签字人交换文本，相互握手，必要时可举起服务员送来的香槟酒碰杯庆贺。

五、新闻发布会的安排

新闻发布会通常是在会谈后向新闻界通报会谈结果的一种形式，由新闻发言人根据拟定好的内容向新闻界进行通报，并接受记者的提问。

安排新闻发布会时，通常选择在会议中心或涉外宾馆的会议室。发布新闻前，应向有关新闻媒体发出通知，告知时间、地点和主要内容。发言人应根据领导审定好的新闻稿认真准备，并就相关内容做好回答记者提问的准备，对一些吃不准或无把握立即回答的问题，应多使用外交辞令，婉言拒答。新闻发布会的时间，可长可短，通常情况下根据内容来把握确定，一般情况下以2小时左右为宜。

六、宴会的安排

在接待工作中有时会因工作需要而安排宴会，宴会的安排应根据有关规定，在招待标准范围内进行，不应讲排场，不应铺张浪费，要多突出地方特色，同时要注意饮食卫生和少数民族生活习惯。

宴会席位的安排通常应根据宴会厅的大小和来宾的身份、人数的多少来确定，并无定式。

----摘自《党政机关办文办会办事指南（新编）》